conceptos contables basicos para emprendedores digitales

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

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Sé que estás preocupado.

No te voy a enga√Īar, yo tambi√©n lo estoy‚Ķ.y mucho.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Para mí, estos días de confinamiento están siendo un no parar. Te puedo decir que creo que he trabajado más que nunca y he sufrido también más que nunca con mi negocio.

No sólo por mí y por la gente que trabaja conmigo, sino por todos mis clientes.

Cada uno con su peque√Īa historia, con sus miedos e inquietudes.

Yo he intentado estar en mi papel de asesor, ayudándoles. Pero a veces me ha sido complicado por el aluvión de trabajo.

Si eres uno de mis clientes, te pido disculpas por si no te he podido dar una respuesta m√°s concreta y sencilla a tu problema.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Por desgracia, no solo estamos viviendo un período de incertidumbre económica, también estamos viviendo un período de incertidumbre normativa.

Esto va a traer,  el cierre de muchos negocios y complicaciones econ√≥micas para la inmensa mayor√≠a de la poblaci√≥n.

Ante este bonito panorama, me puse a pensar c√≥mo pod√≠a de alguna forma ayudar a mis clientes, amigos, conocidos y a poder ser al mayor n√ļmero de emprendedores. Ya s√© que esto √ļltimo es muy pretencioso, disculpa por ello.

Pero es que creo que va a ser vital tener ciertas habilidades de aquí en adelante, a la salida del confinamiento.

Y entre estas habilidades destaco el APRENDER CONTABILIDAD como algo muy necesario.

Si ya era importante que tuvieras conocimientos contables antes de esta crisis, ahora lo va a ser a√ļn m√°s.

Piénsalo:

  • Tendr√°s que explicar las cuentas de tu negocio para ver si cumples con las premisas para pedir una ayuda o un ERTE por ca√≠da significativa de la producci√≥n
  • Tendr√°s que hacerlo tambi√©n si eres aut√≥nomo y has pedido la prestaci√≥n por cese de actividad.
  • O tambi√©n si vas al banco a pedir liquidez o un pr√©stamo ICO para inyectar dinero en tu empresa.

Te pongas como te pongas, la contabilidad va a entrar en tu vida de una forma u otra, y ya no puedes depender de que tu gestor te la explique.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Ha llegado el momento de adquirir un conocimiento b√°sico que te permitan saber de qu√© te est√° hablando tu gestor, el asesor financiero de Bankia o la funcionaria que te deniega el ERTE. 

Va a ser muy importante tener conocimientos económicos y contables básicos por dos razones fundamentales:

  • Para evaluar la supervivencia de tu negocio
  • y para encontrar nuevos proyectos empresariales viables en los que invertir.

En definitiva,  saber si sigo, lo dejo o pivoto y hacia d√≥nde.

Es por ello que me he decidido a echar una mano a través de mi blog.

Voy a lanzar una serie de cap√≠tulos en mi blog para tratar de ense√Īarte conceptos contables b√°sicos para emprendedores en apuros.

  • Para que puedas analizar tus cuentas de forma f√°cil y sin complicaciones.
  • Para que cuando tu gestor te hable la pr√≥xima vez de ellas t√ļ sepas de lo que est√° hablando.
  • Y para que el del banco no te vacile ni te cuente una milonga por no darte el cr√©dito.

Como quiero que sea una experiencia cien por cien práctica, voy a tomar ejemplos de una empresas reales que está sufriendo por toda esta situación y mucho.

Para que podamos ver cómo avanzan los proyectos empresariales a través de sus cuentas.

Obviamente, como en las películas de Antena 3 de media tarde, todo está basado en hechos reales, pero hemos cambiado los nombres de los protagonistas para proteger su intimidad.

  1. Cap√≠tulo 1: 

El inicio del proyecto ¬ŅEchamos cuentas?

Bienvenido a este primer cap√≠tulo de la serie ¬ęContabilidad para Rapaces¬Ľ que iniciamos hoy.

En este primer capítulo vamos a conocer, de la mano de Sara y su novio Manu cómo se conforman las cuentas de un negocio desde el principio.

Repasamos con ellos una serie de conceptos básicos, la mayoría los conocerás o te sonarán, así que tranqui.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

¬†¬ŅEmpezamos a rapacear?

Sara y su novio Manu decidieron montar un negocio hace un a√Īo y medio.

Ella es dise√Īadora WordPress y √©l trabaj√≥ durante 10 a√Īos en el departamento de recursos humanos una gran aseguradora.

Tras muchas dudas e incertidumbre ambos decidieron emprender y montar un proyecto web aprovechando las fortalezas de Sara como dise√Īadora experta y las de Manu como psic√≥logo y experto en selecci√≥n de personal.

Crearon un servicio online de captaci√≥n y gesti√≥n de talento para grandes compa√Ī√≠as aseguradoras.

 Una empresa de ¬ęrecruitment¬Ľ online centrada en un nicho como las aseguradoras, que demandan mucho personal especializado, como actuarios, estad√≠sticos, abogados o peritos.

Así contado suena a proyectazo y la verdad que lo era.

Para mejorar la cosa, Gonzalo, antiguo compa√Īero de Manu en la aseguradora, le coment√≥ que la empresa estaba poniendo en marcha un proyecto para externalizar parte de la gesti√≥n de recursos humanos y estaban buscando freelance que hicieran dicho trabajo.

Esto permit√≠a a Sara y Manu comenzar con un cliente, que es el sue√Īo de cualquiera que empieza un negocio. Que al menos haya alguien dispuesto a pagar por lo que haces desde el principio.

Comenzaron a echar cuentas y estas parece que sal√≠an.  

El presupuesto de la aseguradora era de 50.000 ‚ā¨. Tras un recuento de gastos, Sara y Manu concluyen que sus gastos iban a estar en torno a los 20.000 ‚ā¨ para un tiempo de ejecuci√≥n de tres o cuatro meses.

Una vez claras las cifras, deciden buscar financiación para el proyecto, ya que no tienen suficiente dinero para vivir y abarcar el proyecto. No quieren empezar descapitalizados.

Acuden a varias oficinas bancarias y no obtienen respuesta afirmativa ni financiación.

Unos d√≠as despu√©s de la negativa del banco, Manu coincide con Gonzalo en una terraza y le cuenta el proyecto. 

A Gonzalo le gusta la idea y le propone ser √©l quien financie los 20.000 ‚ā¨, a condici√≥n de llevarse un tercio de los beneficios.

Manu corre a comentárselo a Sara y ambos deciden que es buena idea cambiar participación por financiación a corto plazo.

Y se ponen manos a la obra, ganan el proyecto y comienzan con las selecciones de personal, mientras Gonzalo, que ya ha prestado el dinero, se despreocupa.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

La primera factura de venta

‚ÄúShow me the Money‚ÄĚ

Pasados los tres meses, la aseguradora termina el proyecto y Manu env√≠a su factura de 50.000 ‚ā¨.

En la cabeza de Sara y Manu todo suena genial:

  50.000 ‚ā¨ (ingresos) – 20.000 ‚ā¨ (gastos) = 30.000 ‚ā¨ (beneficio)

Enseguida Gonzalo se entera que Sara y Manu han enviado la factura a la aseguradora por los servicios prestados, y llama para exigir su parte:

  • Hola Manu, ya me he enterado que has pasado la factura. Te recuerdo que me corresponde un tercio del beneficio, adem√°s de devolverme lo que puse al principio. En total me deb√©is 30.000 ‚ā¨.
  • Lo siento Gonzalo, pero no puedo darte nada, a√ļn no hemos cobrado de la aseguradora‚Ķ..

Ante este panorama, Gonzalo se cabrea porque cree que le han enga√Īado.

Sara y Manu se sienten frustrados porque despu√©s de tanto trabajo, a√ļn no han visto un duro y encima tienen a su amigo enfadado con ellos.

¬ŅTe suena esta situaci√≥n?

Esta es una situaci√≥n muy com√ļn que afecta a los emprendedores al inicio de sus proyectos y tiene que ver con las ¬ęgafas¬Ľ que usan cada uno para ver ¬ęsu realidad¬Ľ.

Por un lado tenemos a Sara y Manu que piensan que han ganado 30.000 ‚ā¨ y por otro a Gonzalo que piensa que ha perdido 20.000 ‚ā¨.

  • Sara y Manu se rigen por el llamado ¬ęcriterio de devengo¬Ľ: contabilizan el ingreso (o el gasto) en el momento en que se produce, da igual cuando se haya cobrado o pagado.
  • A Gonzalo en cambio lo que le preocupa es el flujo de dinero (tanto entra y tanto sale), por tanto aplica el ¬ęcriterio de caja¬Ľ.

Esta disyuntiva sobre qué criterio aplicar es la que se le presenta a todo empresario cuando tiene que diferenciar entre:

  • Ingresos: operaciones con resultado positivo (por ejemplo una venta de nuestros servicios)
  • Gastos: operaciones con resultado negativo (por ejemplo una compra de material o el alquiler de la oficina)
  • Cobros: entradas de dinero en la tesorer√≠a (por ejemplo el cobro de una venta de nuestros servicios)
  • Pagos: salidas de dinero en la tesorer√≠a  (por ejemplo el pago del alquiler de la oficina)
  • Inversi√≥n: adquisiciones de bienes que permanecen en el patrimonio de la empresa  (por ejemplo una compra de un ordenador para la empresa)
  • Deuda: obligaciones de pago de la empresa con terceros (por ejemplo dinero que nos presta el banco o Gonzalo para un proyecto)

Finalmente, para evitar problemas, Manu me llama y me pide comentar las cuentas del proyecto abiertamente con Gonzalo y Sara.

Paso a explicarles a los tres c√≥mo se han producido los ¬ęhechos contables¬Ľ  y c√≥mo han sido ¬ęregistrados¬Ľ en su contabilidad:

  1. En primer lugar la aportaci√≥n de Gonzalo como socio de 20.000 ‚ā¨. Anotado en el Balance como (1)
  2. Tras esto, los distintos gastos que se han producido en el negocio para cubrir el proyecto y que tambi√©n ascienden a 20.000 ‚ā¨  Anotado la Cuenta de P√©rdidas y Ganancias como (2)
  3. Cuando termin√≥ de prestarse el servicio, se emiti√≥ un factura por 50.000 ‚ā¨ que a√ļn no se ha cobrado. Anotado tanto en el Balance como en la Cuenta de P√©rdidas y Ganancias como (3)

Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias

Lo que tengo  Lo que debo
Derecho de cobro sobre la Aseguradora              (3)                           50.000,00 ‚ā¨                    (1)               20.000,00 ‚ā¨Aportaci√≥n de Gonzalo
                                        30.000,00 ‚ā¨Beneficio pendiente de repartir
Total                                      50.000,00 ‚ā¨                                      50.000,00 ‚ā¨Total
Ingresos                                      50.000,00 ‚ā¨ (3)
Gastos–                                     20.000,00 ‚ā¨ (2)
Resultado                                      30.000,00 ‚ā¨

Dichos ¬ęhechos contables¬Ľ se transforman en datos codificados que aparecen en las ¬ęCuentas del Negocio¬Ľ

Estas cuentas resumen la situación económica y financiera del negocio y son dos:

  • La cuenta de p√©rdidas  y ganancias: registra los ingresos y gastos de la empresa en un per√≠odo. La diferencia entre ambos dar√° un beneficio o una p√©rdida en funci√≥n de si los ingresos son mayores o menores a los gastos.
  • El balance de situaci√≥n: registra los bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa en un momento dado. Ah√≠ se pondr√° el capital aportado por los socios, las deudas y los derechos de cobro de las facturas pendientes.

BALANCE DE SITUACI√ďN

Lo que tengo  Lo que debo
Derecho de cobro sobre la Aseguradora              (3)                           50.000,00 ‚ā¨                    (1)               20.000,00 ‚ā¨Aportaci√≥n de Gonzalo
                                        30.000,00 ‚ā¨Beneficio pendiente de repartir
Total                                      50.000,00 ‚ā¨                                      50.000,00 ‚ā¨Total

P√ČRDIDAS Y GANANCIAS

Ingresos                                      50.000,00 ‚ā¨ (3)
Gastos–                                     20.000,00 ‚ā¨ (2)
Resultado                                      30.000,00 ‚ā¨

La resolución del problema

‚ÄúAl final todos contentos‚ÄĚ

Sara y Manu muestran a Gonzalo el contrato que firmaron con la aseguradora, en el que aparece un compromiso de pago por parte del cliente de 30 días desde que se presentó la factura.

Con esto, Gonzalo se queda m√°s tranquilo, ya que sabe que en apenas unas semanas el ¬ęDerecho de cobro sobre la Aseguradora¬Ľ que aparece en el Balance se transformar√° en dinero contante y sonante, apareciendo un apunte de Tesorer√≠a positivo y el resultado de la Cuenta de P√©rdidas y Ganancias seguir√° siendo un Beneficio de 30.000 ‚ā¨, solo que este Beneficio ya se podr√° hacer l√≠quido.

  • ¬ŅY si la empresa aseguradora decide no pagarnos?, pregunta Sara preocupada.
  • En ese hipot√©tico caso, tendr√≠amos que contabilizar un gasto por el mismo importe que le hab√≠ais facturado. Pero no te adelantes, eso es otra historia que os explicar√© m√°s adelante y se llama ¬ęClientes de Dudoso Cobro¬Ľ.

Resumiendo

  1. Ingresos y gastos no es lo mismo que cobros y pagos.
  2. Ingresos y gastos aumentan o disminuyen el valor de nuestra empresa.
  3. Esto se representa en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa.
  4. Cobros y pagos son entradas o salidas de dinero de nuestra tesorería.
  5. Inversión y deuda representa lo que la empresa tiene y lo que la empresa debe.
  6. Esto se representa en el Balance de Situación de la empresa.

Por tanto, como veis, la contabilidad es básica para transformar los hechos económicos de la empresa en datos que nos den información precisa y nos permitan tomar decisiones correctamente.

Espero que os haya gustado este primer post de la serie ¬ęContabilidad para Rapaces¬Ľ y os sent√°is mucho m√°s cerca del cielo, observando las cuentas de vuestro proyecto empresarial.

Estad atentos que en el segundo capítulo la cosa se complica.

Un abrazo RAPACES!!!

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas
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