conceptos contables basicos para emprendedores digitales

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

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Sé que estás preocupado.

No te voy a engañar, yo también lo estoy….y mucho.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Para mí, estos días de confinamiento están siendo un no parar. Te puedo decir que creo que he trabajado más que nunca y he sufrido también más que nunca con mi negocio.

No sólo por mí y por la gente que trabaja conmigo, sino por todos mis clientes.

Cada uno con su pequeña historia, con sus miedos e inquietudes.

Yo he intentado estar en mi papel de asesor, ayudándoles. Pero a veces me ha sido complicado por el aluvión de trabajo.

Si eres uno de mis clientes, te pido disculpas por si no te he podido dar una respuesta más concreta y sencilla a tu problema.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Por desgracia, no solo estamos viviendo un período de incertidumbre económica, también estamos viviendo un período de incertidumbre normativa.

Esto va a traer,  el cierre de muchos negocios y complicaciones económicas para la inmensa mayoría de la población.

Ante este bonito panorama, me puse a pensar cómo podía de alguna forma ayudar a mis clientes, amigos, conocidos y a poder ser al mayor número de emprendedores. Ya sé que esto último es muy pretencioso, disculpa por ello.

Pero es que creo que va a ser vital tener ciertas habilidades de aquí en adelante, a la salida del confinamiento.

Y entre estas habilidades destaco el APRENDER CONTABILIDAD como algo muy necesario.

Si ya era importante que tuvieras conocimientos contables antes de esta crisis, ahora lo va a ser aún más.

Piénsalo:

  • Tendrás que explicar las cuentas de tu negocio para ver si cumples con las premisas para pedir una ayuda o un ERTE por caída significativa de la producción
  • Tendrás que hacerlo también si eres autónomo y has pedido la prestación por cese de actividad.
  • O también si vas al banco a pedir liquidez o un préstamo ICO para inyectar dinero en tu empresa.

Te pongas como te pongas, la contabilidad va a entrar en tu vida de una forma u otra, y ya no puedes depender de que tu gestor te la explique.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

Ha llegado el momento de adquirir un conocimiento básico que te permitan saber de qué te está hablando tu gestor, el asesor financiero de Bankia o la funcionaria que te deniega el ERTE. 

Va a ser muy importante tener conocimientos económicos y contables básicos por dos razones fundamentales:

  • Para evaluar la supervivencia de tu negocio
  • y para encontrar nuevos proyectos empresariales viables en los que invertir.

En definitiva,  saber si sigo, lo dejo o pivoto y hacia dónde.

Es por ello que me he decidido a echar una mano a través de mi blog.

Voy a lanzar una serie de capítulos en mi blog para tratar de enseñarte conceptos contables básicos para emprendedores en apuros.

  • Para que puedas analizar tus cuentas de forma fácil y sin complicaciones.
  • Para que cuando tu gestor te hable la próxima vez de ellas tú sepas de lo que está hablando.
  • Y para que el del banco no te vacile ni te cuente una milonga por no darte el crédito.

Como quiero que sea una experiencia cien por cien práctica, voy a tomar ejemplos de una empresas reales que está sufriendo por toda esta situación y mucho.

Para que podamos ver cómo avanzan los proyectos empresariales a través de sus cuentas.

Obviamente, como en las películas de Antena 3 de media tarde, todo está basado en hechos reales, pero hemos cambiado los nombres de los protagonistas para proteger su intimidad.

  1. Capítulo 1: 

El inicio del proyecto ¿Echamos cuentas?

Bienvenido a este primer capítulo de la serie «Contabilidad para Rapaces» que iniciamos hoy.

En este primer capítulo vamos a conocer, de la mano de Sara y su novio Manu cómo se conforman las cuentas de un negocio desde el principio.

Repasamos con ellos una serie de conceptos básicos, la mayoría los conocerás o te sonarán, así que tranqui.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

 ¿Empezamos a rapacear?

Sara y su novio Manu decidieron montar un negocio hace un año y medio.

Ella es diseñadora WordPress y él trabajó durante 10 años en el departamento de recursos humanos una gran aseguradora.

Tras muchas dudas e incertidumbre ambos decidieron emprender y montar un proyecto web aprovechando las fortalezas de Sara como diseñadora experta y las de Manu como psicólogo y experto en selección de personal.

Crearon un servicio online de captación y gestión de talento para grandes compañías aseguradoras.

 Una empresa de «recruitment» online centrada en un nicho como las aseguradoras, que demandan mucho personal especializado, como actuarios, estadísticos, abogados o peritos.

Así contado suena a proyectazo y la verdad que lo era.

Para mejorar la cosa, Gonzalo, antiguo compañero de Manu en la aseguradora, le comentó que la empresa estaba poniendo en marcha un proyecto para externalizar parte de la gestión de recursos humanos y estaban buscando freelance que hicieran dicho trabajo.

Esto permitía a Sara y Manu comenzar con un cliente, que es el sueño de cualquiera que empieza un negocio. Que al menos haya alguien dispuesto a pagar por lo que haces desde el principio.

Comenzaron a echar cuentas y estas parece que salían.  

El presupuesto de la aseguradora era de 50.000 €. Tras un recuento de gastos, Sara y Manu concluyen que sus gastos iban a estar en torno a los 20.000 € para un tiempo de ejecución de tres o cuatro meses.

Una vez claras las cifras, deciden buscar financiación para el proyecto, ya que no tienen suficiente dinero para vivir y abarcar el proyecto. No quieren empezar descapitalizados.

Acuden a varias oficinas bancarias y no obtienen respuesta afirmativa ni financiación.

Unos días después de la negativa del banco, Manu coincide con Gonzalo en una terraza y le cuenta el proyecto. 

A Gonzalo le gusta la idea y le propone ser él quien financie los 20.000 €, a condición de llevarse un tercio de los beneficios.

Manu corre a comentárselo a Sara y ambos deciden que es buena idea cambiar participación por financiación a corto plazo.

Y se ponen manos a la obra, ganan el proyecto y comienzan con las selecciones de personal, mientras Gonzalo, que ya ha prestado el dinero, se despreocupa.

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas

La primera factura de venta

Show me the Money”

Pasados los tres meses, la aseguradora termina el proyecto y Manu envía su factura de 50.000 €.

En la cabeza de Sara y Manu todo suena genial:

  50.000 € (ingresos) – 20.000 € (gastos) = 30.000 € (beneficio)

Enseguida Gonzalo se entera que Sara y Manu han enviado la factura a la aseguradora por los servicios prestados, y llama para exigir su parte:

  • Hola Manu, ya me he enterado que has pasado la factura. Te recuerdo que me corresponde un tercio del beneficio, además de devolverme lo que puse al principio. En total me debéis 30.000 €.
  • Lo siento Gonzalo, pero no puedo darte nada, aún no hemos cobrado de la aseguradora…..

Ante este panorama, Gonzalo se cabrea porque cree que le han engañado.

Sara y Manu se sienten frustrados porque después de tanto trabajo, aún no han visto un duro y encima tienen a su amigo enfadado con ellos.

¿Te suena esta situación?

Esta es una situación muy común que afecta a los emprendedores al inicio de sus proyectos y tiene que ver con las «gafas» que usan cada uno para ver «su realidad».

Por un lado tenemos a Sara y Manu que piensan que han ganado 30.000 € y por otro a Gonzalo que piensa que ha perdido 20.000 €.

  • Sara y Manu se rigen por el llamado «criterio de devengo»: contabilizan el ingreso (o el gasto) en el momento en que se produce, da igual cuando se haya cobrado o pagado.
  • A Gonzalo en cambio lo que le preocupa es el flujo de dinero (tanto entra y tanto sale), por tanto aplica el «criterio de caja».

Esta disyuntiva sobre qué criterio aplicar es la que se le presenta a todo empresario cuando tiene que diferenciar entre:

  • Ingresos: operaciones con resultado positivo (por ejemplo una venta de nuestros servicios)
  • Gastos: operaciones con resultado negativo (por ejemplo una compra de material o el alquiler de la oficina)
  • Cobros: entradas de dinero en la tesorería (por ejemplo el cobro de una venta de nuestros servicios)
  • Pagos: salidas de dinero en la tesorería  (por ejemplo el pago del alquiler de la oficina)
  • Inversión: adquisiciones de bienes que permanecen en el patrimonio de la empresa  (por ejemplo una compra de un ordenador para la empresa)
  • Deuda: obligaciones de pago de la empresa con terceros (por ejemplo dinero que nos presta el banco o Gonzalo para un proyecto)

Finalmente, para evitar problemas, Manu me llama y me pide comentar las cuentas del proyecto abiertamente con Gonzalo y Sara.

Paso a explicarles a los tres cómo se han producido los «hechos contables»  y cómo han sido «registrados» en su contabilidad:

  1. En primer lugar la aportación de Gonzalo como socio de 20.000 €. Anotado en el Balance como (1)
  2. Tras esto, los distintos gastos que se han producido en el negocio para cubrir el proyecto y que también ascienden a 20.000 €  Anotado la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como (2)
  3. Cuando terminó de prestarse el servicio, se emitió un factura por 50.000 € que aún no se ha cobrado. Anotado tanto en el Balance como en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como (3)

Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias

Lo que tengo  Lo que debo
Derecho de cobro sobre la Aseguradora              (3)                           50.000,00 €                    (1)               20.000,00 €Aportación de Gonzalo
                                        30.000,00 €Beneficio pendiente de repartir
Total                                      50.000,00 €                                      50.000,00 €Total
Ingresos                                      50.000,00 € (3)
Gastos–                                     20.000,00 € (2)
Resultado                                      30.000,00 €

Dichos «hechos contables» se transforman en datos codificados que aparecen en las «Cuentas del Negocio»

Estas cuentas resumen la situación económica y financiera del negocio y son dos:

  • La cuenta de pérdidas  y ganancias: registra los ingresos y gastos de la empresa en un período. La diferencia entre ambos dará un beneficio o una pérdida en función de si los ingresos son mayores o menores a los gastos.
  • El balance de situación: registra los bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa en un momento dado. Ahí se pondrá el capital aportado por los socios, las deudas y los derechos de cobro de las facturas pendientes.

BALANCE DE SITUACIÓN

Lo que tengo  Lo que debo
Derecho de cobro sobre la Aseguradora              (3)                           50.000,00 €                    (1)               20.000,00 €Aportación de Gonzalo
                                        30.000,00 €Beneficio pendiente de repartir
Total                                      50.000,00 €                                      50.000,00 €Total

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Ingresos                                      50.000,00 € (3)
Gastos–                                     20.000,00 € (2)
Resultado                                      30.000,00 €

La resolución del problema

Al final todos contentos”

Sara y Manu muestran a Gonzalo el contrato que firmaron con la aseguradora, en el que aparece un compromiso de pago por parte del cliente de 30 días desde que se presentó la factura.

Con esto, Gonzalo se queda más tranquilo, ya que sabe que en apenas unas semanas el «Derecho de cobro sobre la Aseguradora» que aparece en el Balance se transformará en dinero contante y sonante, apareciendo un apunte de Tesorería positivo y el resultado de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias seguirá siendo un Beneficio de 30.000 €, solo que este Beneficio ya se podrá hacer líquido.

  • ¿Y si la empresa aseguradora decide no pagarnos?, pregunta Sara preocupada.
  • En ese hipotético caso, tendríamos que contabilizar un gasto por el mismo importe que le habíais facturado. Pero no te adelantes, eso es otra historia que os explicaré más adelante y se llama «Clientes de Dudoso Cobro».

Resumiendo

  1. Ingresos y gastos no es lo mismo que cobros y pagos.
  2. Ingresos y gastos aumentan o disminuyen el valor de nuestra empresa.
  3. Esto se representa en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa.
  4. Cobros y pagos son entradas o salidas de dinero de nuestra tesorería.
  5. Inversión y deuda representa lo que la empresa tiene y lo que la empresa debe.
  6. Esto se representa en el Balance de Situación de la empresa.

Por tanto, como veis, la contabilidad es básica para transformar los hechos económicos de la empresa en datos que nos den información precisa y nos permitan tomar decisiones correctamente.

Espero que os haya gustado este primer post de la serie «Contabilidad para Rapaces» y os sentáis mucho más cerca del cielo, observando las cuentas de vuestro proyecto empresarial.

Estad atentos que en el segundo capítulo la cosa se complica.

Un abrazo RAPACES!!!

Contabilidad para Rapaces Capítulo 1: El proyecto empresarial y sus cuentas
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