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Como usuario de internet y de redes sociales, habrás visto que las relaciones digitales entre personas y entidades públicas están cada vez más extendidas.
En esta época de cambio, incluso la Administración Pública se ha subido al carro de la digitalización y la relación online con el ciudadano.
Las Administraciones Públicas, ya desde 2015, vienen solicitando que sus relaciones con el ciudadano se hagan a través de portales digitales, evitando cualquier uso de papel.
Algunas Administraciones incluso se encuentran en un estado muy avanzado de digitalización, debido a transposiciones de leyes como la 39/2015 de procedimiento administrativo y la 40/2015 de régimen jurídico del Sector Público, que han impulsado este proceso de digitalización, como por ejemplo la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, que han sido pioneras en ello.
Muchos de los trámites que eran sencillos y básicos hace algunos años, como solicitar renovaciones de documentos de identidad, pasaportes, trámites con la Dirección General de Tráfico, con la Agencia Tributaria o con los Ayuntamientos, ya se pueden hacer de forma telemática sin tener que desplazarnos para nada. Y esto va a ir a más.
Firma digital para Autónomos y Freelance: ¿Por qué la necesitas?
Las reglas del juego en España, por la implantación del uso de internet, el 5G y el uso generalizado de smartphones, hacen que cada gestión con la Administración sea sencilla, si cuentas con el conocimiento tecnológico suficiente para poder llevarlo a cabo.
Pero para poder hacerlo, es necesario estar correctamente identificado ante la Administración y para ello, el ciudadano debe de tener una firma digital.
Esta firma puede ser la que nos dan al sacar el DNI electrónico o bien otra firma emitida por una entidad certificadora (como puede ser la emitida por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Para autónomos y emprendedores, yo siempre recomiendo a mis clientes que saquen un certificado digital o firma emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), ya que es la entidad certificadora más extendida y respetada por las Administraciones españolas.
En este artículo quiero darte las claves para poder sacar una firma digital de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) si eres un autónomo, freelance o emprendedor.
¿Qué es el certificado digital o firma electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre?
El certificado digital, también llamado firma digital o firma electrónica, es un documento digital que permite identificarte de forma fehaciente ante las diferentes Administraciones Públicas, vía internet ya que vincula tus datos personales a una firma, confirmando tu identidad ante terceros.
Es expedido por la FNMT y es obligatorio para poder cursar cualquier gestión online ante cualquier organismo público, permitiendo firmar digitalmente cualquier documento.
Lo puede solicitar cualquier ciudadano español o residente fiscal (extranjero) acreditado en España (mayor de edad o menor emancipado) con DNI o NIE y es gratuito.
Puedes sacarlo utilizando tu DNI electrónico, pero yo te voy a indicar cómo hacer la firma digital para autónomos y freelance si no dispones de DNI electrónico, que es en la mayoría de los casos.
En este caso, lo que logras es un archivo descargable para el ordenador, que se instala en tu navegador y desde ahí podrás manejarlo para entrar a aquellas páginas web que te lo solicite.
Te dejo aquí un enlace para que puedas acceder si quieres ir siguiendo la explicación: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica
Consideraciones previas y cuestiones técnicas que debes saber:
Lo primero que debes de saber son unas serie de consideraciones previas o recomendaciones que hace la FNMT y que paso a resumirte:
- No lo dilates mucho en el tiempo ni dejes pasar muchos meses desde que pides el certificado digital hasta que lo tramitas en una entidad certificadora.
- Debes de realizar todo el proceso en el mismo ordenador y en el mismo navegador. Esto es muy importante.
- Mejor si utilizas Internet Explorer o Mozilla Firefox 69
- Si usas Google Chrome podrás instalarlo pero una vez descargado desde otro navegador, no directamente de la web de la FNMT.
Solicitando la firma digital para autónomos y freelance:
Una vez has comprobado que tienes el ordenador y el navegador correctos, puedes empezar con el trámite de solicitud del certificado digital online.
Deberás de rellenar varios campos obligatorios:
- DNI
- Primer Apellido (solo el primero)
- Correo Electrónico y confirmación del mismo
Es muy importante que pongas un email tuyo, que sepas que funciona correctamente, porque a ese email va a llegar la notificación de la FNMT con el código de solicitud que luego deberás imprimir y llevar a una oficina acreditadora.
Deberás de aceptar las condiciones del contrato pinchando en el desplegable y marcando el checkbox, antes de enviar la petición.
Si todo ha ido bien, en unos minutos te llegará a tu correo electrónico (el que habías indicado antes) una notificación a tu atención, en la que aparecerá:
- tu apellido,
- un número de nueve cifras que es el código de solicitud de la FNMT
- y tu DNI.
Comprueba que todos los datos sean correctos y no hay errores en tu DNI ni en tu apellido, ya que si te presentas en una oficina certificadora con algún error en este documento no te tramitarán la firma digital.
Acreditación de tu identidad en una oficina de registro certificadora:
Una vez te haya llegado el código de solicitud por email, ya puedes acudir a alguna de las oficinas que certifican tu identidad, es el paso previo a que te puedas descargar la firma en tu ordenador.
La acreditación de la firma digital para autónomos y freelance es un trámite personal, aunque puede ir otra persona en tu representación, siempre que acredite ante notario tu firma legitimada.
Siempre que puedas, haz tu el trámite personalmente, ya que legitimar la firma en el notario te costará dinero. Este trámite lo considero oportuno para personas impedidas o con dificultades de movilidad.
Cuando te persones en la oficina acreditadora debes de llevar:
- Tu DNI original en vigor
- El código de solicitud impreso que te enviaron por email
- NIE y pasaporte si eres extranjero
Te estarás preguntado ¿donde puedo acreditar mi identidad?, yo te recomiendo que lo hagas bien en las oficinas de la Seguridad Social o en la delegaciones de la Agencia Tributaria.
Yo siempre opto por ir a la Agencia Tributaria, ya que te permite ir con cita previa sacada antes y esto hace que el trámite sea muy rápido. Bien es cierto que, si te corre mucha prisa sacar la firma, puedes ir a la oficina de la Seguridad Social que te corresponda y tramitarlo sin cita previa, aunque te tocará esperar.
Puedes ver en este localizador y buscar la oficina más cercana a tu domicilio.
Pero si te decides a hacerme caso y pedir cita en la Agencia Tributaria para acreditar tu identidad, te digo cómo debes hacerlo.
¿Cómo pedir cita previa en Hacienda para tramitar la firma digital para autónomos y freelance de la FNMT?:
Debes de entrar en la web de la Agencia Tributaria que es https://www.agenciatributaria.es/ y pinchar en la Sede Electrónica (botón arriba a la derecha). En el apartado de trámites destacados verás que el tercero es Cita Previa.
Una vez ahí, pincha en Solicitud de Cita Previa y pon tu DNI y tus dos apellidos y nombre completos por ese orden. Y entrarás en el panel de gestión de citas con Hacienda.
Una vez ahí, selecciona la segunda opción que se llama Gestión Censal, Clave Pin y acreditación de certificado digital. Es un desplegable que te permitirá marcar varias opciones.
Debes marcar la segunda opción de nuevo, llamada Apoderamientos y acreditación certificado digital FNMT Personas Físicas.
Tras esto rellena el campo de tu email o de tu número de teléfono y pincha en solicitar cita. Se te abrirá un nuevo menú para indicar dónde quieres solicitar la cita, en qué oficina quieres tramitar tu acreditación.
Te aconsejo que elijas la primera opción, que te dará cita en una oficina de la AEAT más cercana a tu domicilio fiscal.
Una vez hayas seleccionado dónde tramitar tu acreditación, deberás de seleccionar cuándo quieres hacerlo, la fecha y hora concreta.
Se te abrirá un pequeño calendario para que pinches sobre el día que deseas ir. Los días hábiles estarán en azul y los inhábiles en rojo (festivos) o negro (si tienen todas las citas cogidas).
Una vez escogido el día, se te abrirá un desplegable para que selecciones la hora en la cual vas a acudir a la oficina antes seleccionada. Este horario va desde las 9:00 de la mañana hasta las 13:30 de la tarde en intervalos de media hora.
Cuando hayas enviado la petición, una vez seleccionada la hora de la visita, te llegará un email (o un aviso SMS si lo que pusiste es tu número de teléfono) con el resumen de la cita (Día, hora y lugar).
El día de la visita: acreditación definitiva de tu identidad ante Hacienda:
Llegado el día y la hora que reservaste, deberás de presentarte en la oficina de Hacienda con tu DNI (en vigor) y tu código de solicitud de la FNMT.
Introduces tu número de DNI en las máquinas que las oficinas de Hacienda tienen para gestionar los turnos y se te asignará una mesa para mostrar al funcionario la documentación.
Que no se te pase el turno, si llegas más de diez o quince minutos tarde, el sistema de citas de la Agencia Tributaria te dará como atendido y tendrás que pedir cita de nuevo otro día.
Una vez en la mesa con el funcionario, entrégale tu DNI (original en vigor) y tu email con el código de solicitud de la FNMT y si no hay ningún problema con el apellido o el DNI, el funcionario te entregará la solicitud de registro para el acceso a los servicios de certificación, en la que aparecerán tus datos (comprueba allí que están correctos).
Si todo ha ido bien, a los pocos minutos recibirás un email de la FNMT anunciando que ya te puedes descargar tu firma digital desde un enlace que viene embebido en el email.
Si pinchas en el enlace, te llevará a esta sección que aquí te dejo:
Deberás de meter de nuevo tus datos de registro para poder proceder a la descarga definitiva de tu certificado digital:
- DNI
- Primer apellido
- Y código de solicitud, que por si lo habías perdido, te será enviado de nuevo por email una vez acreditado en Hacienda.
- Recuerda aceptar las condiciones de uso del certificado marcando el checkbox correspondiente
- Ya puedes proceder a descargarlo e instalarlo en tu ordenador.
Comentarte que si lo tramitas desde Internet Explorer, el certificado se autoinstala una vez descargado de la web de la FNMT, no tienes que hacer nada más.
Si deseas exportar el certificado para usarlo en otro ordenador, debes de ir dentro de Internet Explorer a Herramientas / Opciones de Internet / Contenido / Certificados y desde ahí, pinchando sobre el certificado, puedes proceder a su exportación o incluso puedes importar otro certificado, si fuera el caso.
Puedes ponerle una clave a tu certificado exportado para protegerlo o incluso habilitar una opción para que se te avise cada vez que es utilizado en otro equipo.
Una vez con el certificado correctamente instalado en tu navegador, ya podrás entrar en cualquier página de la Administración Pública que te lo solicite y cursar estos trámites vía internet.
Uno de esos trámites son las comunicaciones con Hacienda y con la Seguridad Social. Ya no tendrás que recibir las notificaciones por correo certificado (vía carta) y las podrás recibir en un buzón virtual a tu nombre al cual podrás acceder con tu nuevo certificado electrónico.
Si quieres que te enseñe cómo configurar y dar de alta dichos buzones virtuales, como la dirección electrónica habilitada de Hacienda o la de la Seguridad Social házmelo saber o déjame algún comentario.
Espero que te haya sido útil el artículo y te invito a que sigas navegando por mi blog de fiscalidad para emprendedors digitales y accedas a más contenido que espero encuentres interesante.
Hasta pronto!!!
