Guía de gastos deducibles 2021 para el autónomo

Cada vez es más difícil tener claro qué gastos podemos deducir y qué gastos no podemos deducir.

Para intentar aclarar esto, he creado una guía en la cual intento mostrar las claves sobre la deducibilidad de los gastos que afectan a los autónomos y a los negocios online.

Esta tarea, es cada vez más difícil para los autónomos, sobre todo si desarrollan una actividad en Internet.

En esta guía vamos a ver los tres tipos de gastos que existen, su deducibilidad, los requisitos para cumplir dicha deducibilidad, la justificación de cada uno de los mismos y su impacto en el IVA y en el IRPF.

Los tres tipos de gastos que existen

Atendiendo a su deducibilidad existen tres tipos de gastos:

• Gastos deducibles.
• Gastos de difícil justificación.
• Gastos no deducibles.

¿Qué son los gastos deducibles?  

Son aquellos imprescindibles y necesarios para llevar a cabo tu actividad empresarial.

¿Qué requisitos hay para poder deducir estos gastos?

Lo primero que debes saber es que se pueden deducir gastos respecto al IVA y respecto al IRPF pero hay que cumplir unos requisitos mínimos: 

• Los gatos deben de ir documentados con una factura, no sirve el ticket. 
• Los gastos siempre deben de ir vinculados a la actividad que realizamos.
• Deben de estar registrados contablemente.
• Los gastos deben de ir imputados a la base imponible del período declarado.
• Se podrán deducir durante los próximos cuatro años, en el caso del IVA.
• Solamente se podrá deducir el porcentaje correspondiente a la actividad deducible que realizamos.
  • Si realizamos dos actividades,  una exenta de IVA y otra sujeta de IVA, solo podremos deducir el porcentaje relativo a la actividad sujeta,  que puede ser un 50%, por ejemplo.
  • A esto se le llama estar sujeto a la regla de prorrata.

           👇 IVA  👇

DOCUMENTADOS EN FACTURA 📑

VINCULADOS A LA ACTIVIDAD 👨‍💻

REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD ✍

IMPUTADOS EN LA BI DEL PERÍODO EN EL CUAL SE DECLARA 📅

4️⃣ AÑOS PARA DEDUCIR

% DE IMPUTACIÓN 💯

Atendiendo al tipo de documento que tenemos que presentar podemos tener gastos deducibles sin factura o gastos deducibles con factura. 

GASTOS DEDUCIBLES

1.1 Gastos deducibles sin factura: 

Los gastos deducibles sin factura son aquellos que podemos deducir en el IRPF. No necesitan de una factura desglosada para poder ser contabilizados en nuestra actividad.

1. Sueldos y salarios:  son los sueldos de nuestros trabajadores, las pagas extra,  las indemnizaciones, los incentivos o dietas.
2. Seguridad Social:  tanto la tuya como autónomo (RETA), como la de tus trabajadores.  También la Mutualidad, en el caso de que seas un profesional y elijas esta opción.
3. Tributos y tasas:  algunos de los impuestos y tributos que pagamos y están relacionados con nuestra actividad también son deducibles,  como por ejemplo el IAE o el IBI. 
4. Pólizas de seguros: puedes deducir las pólizas que tengan que ver con tu actividad, como el seguro de responsabilidad civil si eres un profesional o el seguro de un local propio, relacionado con tu actividad.
5. Gastos bancarios intereses:  los gastos que te cobra el banco por tu cuenta bancaria (la de tu actividad), los intereses por solicitar un préstamo ICO,  o cualquier tipo de intereses relacionados con la financiación de tu negocio.

 1.2 Gastos deducibles con factura: 

Los gastos deducibles con factura son aquellos que podemos deducir en el IVA y en el IRPF. Sí necesitan de una factura desglosada para poder ser contabilizados en nuestra actividad y deben de cumplir las condiciones para ser deducibles antes vistas.

1. Compras y material necesario para la actividad:  aquellas compras necesarias para nuestra actividad reflejadas en factura son 100%  deducibles. También compra de material de oficina, por ejemplo.  Estos gastos deben de tener como finalidad nuestra actividad.  También podría ser gasto deducible el material informático no amortizable. Por ejemplo, un ordenador para nuestra actividad que no sería un gasto sino un bien de inversión que deberíamos de amortizar anualmente. Esta amortización sí que sería un gasto para nosotros, pero no el desembolso realizado por comprar el ordenador en un primer momento.
2. Servicios de profesionales externos: son los honorarios profesionales de aquellas personas que nos ayudan en nuestra actividad. Son 100% deducibles, si nos dan factura,  que suele ir con retención. Son gastos como la gestoría, el abogado, el desarrollador web, el fotógrafo,  el dominio, el hosting, un SAS, etcétera. 
3. Formación profesional: Los gastos en la formación que esté directamente relacionada con tu actividad, también serán deducibles. Debe ir en factura y normalmente irá sin IVA,  al ser formación. Aquí incluimos masters, cursos, posgrados,  academias online, suscripciones mensuales a revistas del sector. Si la formación no está  relacionada con nuestra actividad no será deducible.  Por ejemplo, si somos desarrolladores web y la formación que contratamos es para aprender a hacer trading, esta no sería deducible. 
4. Publicidad y relaciones públicas: Son aquellos gastos que permiten dar visibilidad a nuestro negocio. Son 100% deducibles y debemos solicitar una factura siempre.  Aquí incluimos a agencias de publicidad, freelance del marketing digital, compañías que potencian nuestra marca en Internet, a grandes anunciantes como Facebook, Google Ads o Instagram. Es muy común que estas compañías nos emitan una factura intracomunitaria sin IVA.  Para poder declararla correctamente debemos estar dados de alta en el ROI.
5. Eventos, ferias y congresos:  tanto si eres asistente a la feria como si eres expositor.  Debes solicitar una factura y la feria tendrá que estar 100% vinculada a tu actividad de venta. Es igual si se realiza en España como fuera. Si por ejemplo, te dedicas a la venta online de productos,  la feria debe de estar relacionada con tu sector. Te recomiendo que aportes,  junto con la factura, el programa de los eventos a los que acudas, en caso de tener alguna comprobación de Hacienda,  para así justificar su deducibilidad. 
6. Reparación y conservación:  Son los trabajos de mantenimiento, repuestos  y adaptación de bienes actividad.  Es necesaria una factura,  no vale el ticket de la ferretería.  No serán deducibles los gastos de mejora de los bienes de inversión de la propia actividad. Estos gastos son un mayor valor del bien de inversión y por tanto se amortizan. Por ejemplo, si tienes un local afecto a tu actividad y haces obra en él, si esta obra tiene carácter estructural, no será un gasto de reparación, sino una mejora que lo que hará es incrementar el valor de tu local, por tanto no sería un gasto. Mucho ojo con esto que puede llevar a error. 
7. Viajes y transporte: Los desplazamientos en transporte público y privado,  las estancias en hotel y  los viajes profesionales,  son 100% deducibles siempre que se acredite que están relacionados con nuestra actividad.  Debemos de exigir una factura que seguramente llevará IVA reducido.  Estos gastos no serán contemplados si lo realizamos en periodo estival o fin de semana (siempre que nuestra actividad no sea de fin de semana).  Para reforzar la justificación,  recomiendo imprimir el email o la cita agendada que nos obliga a este viaje o desplazamiento y adjuntarlo a la factura en caso de comprobación de Hacienda. 
8. Gastos de manutención:  Están contemplados en la Ley del Trabajo Autónomo de 2018. Son dietas  y gastos de hostelería por comer fuera de casa.  El máximo permitido son 26,67 €  al día en territorio nacional y 48,08 €  al día en territorio extranjero.  Para justificar lo debemos aportar una factura, no vale ticket. Además debemos pagar con tarjeta,  no vale efectivo.  Y el gasto ha de hacerse en horas de trabajo,  nunca en fin de semana  o vacaciones.

2. GASTOS DE DIFÍCIL JUSTIFICACIÓN:

Como su nombre indica, los gastos de difícil justificación son aquellos que no son tan sencillos de justificar como los deducibles y tienen alguna particularidad, que los hace difícil de justificar ante la Administración de Hacienda.

1. Gastos de representación y comidas con clientes:  Solo vamos a poder deducir las estrictamente necesarias para el desarrollo de nuestra actividad.  Los gastos de representación están muy vigilados.  Se va a exigir siempre factura, no valdrá ticket y su pago ha de ser con tarjeta, nunca en efectivo. Somos nosotros los que tendremos que demostrar que estos gastos de representación son necesarios para el desarrollo de nuestra actividad.  Esto suele ser siempre una tarea difícil.  
2. Teléfono móvil: Solo va a ser deducible si la línea de móvil es exclusiva para nuestra actividad.   Si solo tenemos una línea de móvil que compartimos para objetivos privados y de trabajo su deducibilidad va a ser difícil de justificar.  Lo mejor, en este caso, es tener dos líneas:  una para el trabajo y otra para nuestro ámbito privado. La factura debe de estar a nuestro nombre y el 100% de las llamadas deben de ser a clientes y proveedores.
3. Ropa de trabajo:  Solo es deducible si es un uniforme laboral,  con logo de la empresa.  O si es ropa de seguridad  ya que realizamos una actividad que lo requiere.  Será muy difícil justificar los trajes, la ropa formal o el vestuario de los artistas, por ejemplo.
4. El vehículo: El coche es el gasto de difícil justificación más controvertido. Para poder deducirlo al 100% debe estar afecto a la actividad también al 100%. No lo vas a poder deducir si también le das un uso personal al vehículo.  Podrás deducirlo, en cambio, si te dedicas a actividades como el transporte de mercancías, el transporte de personas, el taxi, seguridad, autoescuelas o eres agente comercial. Tu vehículo deberá estar rotulado y a nombre de la empresa y deberá dormir en un garaje de la propia empresa, no en garaje particular.
5. Gastos relacionados con el vehículo: Los gastos del parking, el combustible, los peajes,  las reparaciones,  son todos muy difíciles de justificar sobre todo si el vehículo no está 100% afecto a la actividad que realizamos. En estos casos, lo máximo que nos dejarán deducir es un 50% de la cuota de IVA soportado.  Pero para IRPF la deducibilidad será más difícil aún y justifica en este caso.
6. Gastos derivados de trabajar en casa:  Estos gastos también son muy controvertidos.  La Ley del Trabajo Autónomo de 2018 incorporó la deducibilidad de algunos gastos derivados de trabajar en nuestra casa. Lo que parecía una buena idea se quedó en algo poco eficaz en la práctica.  Ya que la cantidad a deducir y justificar es muy pequeña  y no merece la pena meterla como gasto.
7. Gastos por ser titular de la vivienda en la que trabajas: Se podrán deducir algunos gastos relativos a la vivienda en la cual trabajamos, como por ejemplo, el IBI, la tasa de basuras, el seguro del hogar. Siempre y cuando hayamos afectado nuestra vivienda a la actividad que realizamos. Si, por ejemplo, tenemos una casa de 100 metros cuadrados y dedicamos 20 metros cuadrados a nuestro despacho, solo podremos deducir el 20% de estos gastos. Una cantidad muy pequeña que muchas veces no merece la pena meter.
8. Gastos de suministros:  Se podrán deducir gastos de suministros de tu vivienda,  como agua, luz Internet o teléfono fijo. Pero únicamente un 30% sobre la parte afecta de la vivienda a la actividad.  Por ejemplo si afectaste el 20% de la vivienda a la actividad, sólo podrás deducir el 30% sobre el 20% de ese pago. Es poca cantidad deducir y por tanto no se suele aplicar en la práctica. 
9. Vivienda alquilada: Solo podrás deducir parte de tu vivienda alquilada si la afectas a la actividad que realizas.  Además, deberás de pedir a tu arrendador una factura por el  alquiler de tu casa y otra por la parte afecta a la actividad.  Esto le supone al arrendador aplicar IVA en la factura y la retención del 19 % de alquiler.  Lo cual complica la cosa y hace que casi ningún arrendador quiera emitir este tipo de facturas. Además de perder, el arrendador, las bonificaciones en renta supeditadas al alquiler de vivienda habitual, a las que no se podría acoger. Al final, cuesta más lo que pagas en impuestos indirectos, que lo que te puedes desgravar, por tanto no suele ser una medida atractiva.

3. GASTOS NO DEDUCIBLES:

Son aquellos gastos que, expresamente, están contemplados como que no se pueden deducir nunca, ya que no están afectos a ninguna actividad. 

1. Multas y sanciones: No se pueden deducir ningún tipo de multa o sanción, como por ejemplo, multas de tráfico, multas de Hacienda o de la Seguridad Social, multas de ayuntamientos por retrasar el pago de impuestos o tasas. Tampoco multas relacionadas con temas cercanos a nuestra actividad.
2. Donativos y liberalidades:  Un donativo a una  ONG no es un gasto deducible. Llevará una deducción en renta por donativos, e irá en su apartado correspondiente.  Una liberalidad supone gastar el dinero en algo que te apetece pero tampoco es deducible.
3. Pérdidas de juego: Las pérdidas ocasionadas por apuestas deportivas o pérdidas en casinos y similares no son deducibles bajo ningún concepto.
4. Gastos en paraísos fiscales: Si trabajas con entidades  residentes en paraísos fiscales, no podrás deducir los gastos derivados de dicha actividad.  La lista de paraísos fiscales se ha reducido mucho en los últimos años, te aconsejo que la consultes en la página de la AEAT. 

Espero que te haya gustado esta guía sobre gastos deducibles para el autónomo en 2021 y si tienes dudas puedes consultar mi directamente a través de mi formulario de contacto.

 Un saludo y Feliz Año Nuevo.