guia de los errores mas comunes a la hora de montar un negocio online

Guía de los 6 errores más comunes al montar un negocio online

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Muy buenas, mis queridos amigos y compañeros. Desde este pequeño atril que me proporciona el blog, busco completar una misión: ayudar a autónomos y emprendedores digitales a desarrollar sus negocios de forma responsable y consciente.

Mi objetivo es usar este espacio como lugar de reflexión personal y profesional y como altavoz del emprendimiento, sobre todo enfocado al mundo online que tanto me gusta. 

Me centro en compartir tips relacionados con administración de negocios, emprendimiento, fiscalidad, temas laborales y contables, que son todos temas cercanos a mi ámbito y desempeño profesional. 

Pero también quiero empezar a compartir aquellos aspectos mentales, más relacionados con el mindset empresarial, que son fundamentales para que un emprendedor que empieza pueda tener éxito en su negocio.

Todo lo que compartiré aquí ha sido testado por mí previamente. No pretendo hablar desde la teoría, sino desde la experiencia y la práctica que es lo que a mí me gusta que me muestren cuando leo un artículo o acudo a una formación.

Hoy quiero traer a la palestra un tema del que se habla mucho en el mundo emprendedor y sobre el cuál hay múltiples teorías y es ¿por qué fracasan los negocios? 

Y no me refiero a por qué fracasan las grandes compañías, ni las glamurosas Start ups crecidas a base de rondas de inversión y Business Angels.  

Me refiero a los pequeños negocios online, a los autoempleos o a los inicios de proyectos empresariales que surgen de un par de socios / amigos del colegio en una noche de cervezas y partidas de la play.

Como comento en mi bio, llevo desde 2005 trabajando en el mundo de las asesorías y desde 2015 en mi despacho yo solo. Y este tipo de clientes pequeños, han sido mis clientes estrella. Y son la mayoría de los negocios que tenemos en España, representan casi el 90% de las “empresas” que hay.

Por tanto, entenderás que las he visto de todos los colores. Con el paso de los años, he ido adquiriendo un sexto sentido, una especie de “sentido arácnido” basado en la experiencia, que me dice si un negocio tiene visos de funcionar o simplemente se quedará en un proyecto fallido. 

Es por esto por lo que, quería aportar mi visión a este problema y dejarla por escrito, por si a alguien que piensa empezar o que ya ha empezado un emprendimiento online le pueden ayudar mis reflexiones.

Causas habituales del fracaso de los negocios online, según mis propias vivencias:

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1. Zapatero a tus zapatos, la historia de Iván y Pablo: 

Seguro que los que tenéis mi edad (taitantos) recordaréis que, hace unos años, con motivo de la crisis económica, era muy común ver a personas que se lanzaban a emprender buscando una salida a su inactividad. 

Yo aquí me acuerdo siempre del caso de Iván y Pablo, dos antiguos clientes.

Iván era ingeniero, pero tenía un dinero para invertir y Pablo se acababa de quedar en el paro, era aparejador y cocinero aficionado en sus ratos libres. 

Ambos consideraron que era buena idea invertir el dinero de Iván y la capitalización del desempleo de Pablo en un restaurante de tapas (tipo jamonería) en la calle Islas Filipinas de Madrid. 

El negocio duró exactamente un año.

Muchas de estas personas que estaban en la situación de Iván y Pablo iban al paro. Lo que hacían era capitalizar su prestación o invertir su indemnización por despido y montar el presunto negocio de sus sueños.

Estos negocios, normalmente se basaban en sus gustos o hobbies y la mayoría pensaban que eran negocios sencillos de llevar. Solían ser bares, cafeterías, restaurantes o tiendas de ropa. Y mucho de ellos en modo franquicia, con lo que esto conlleva en cuanto a permanencias, cánones y contrataciones con el franquiciador. 

La mayoría de estas personas no tenía formación en hostelería o ventas, pero pensaban que, si ellos habían estudiado una carrera o habían trabajado de subdirectores en una oficina bancaria, el triunfar poniendo tapas y cañas, era pan comido. Craso error.

Por desgracia, Pablo era un cocinero aficionado e Iván apenas tenía experiencia como emprendedor. Ninguno de los dos conocía los entresijos de este tipo de negocios y la inexperiencia y los costes fijos se los llevaron por delante

Pero esto no fue exclusivo del sector hostelero, también ocurrió en el sector del comercio al por menor, con muchas personas montando pequeñas tiendas en plena era expansiva y de desarrollo de los gigantes de venta online como Amazon. Pocos de estos establecimientos han conseguido sobrevivir en el tiempo. 

Con esto, quiero ilustrar, que es difícil triunfar en un sector en el cual no se tiene ningún tipo de experiencia previa. 

Incluso en aquellos sectores en los cuales se piensa que no es necesario ser un genio para desarrollar un negocio de éxito, siempre habrá claves que se te escaparán si antes no las has vivido o alguien te lo ha enseñado. Y siempre es mejor haberlo vivido a que te lo cuenten.

Por ello, he de decir que he visto mayor porcentaje de éxito entre negocios en los cuales el fundador o fundadores tenía experiencia previa en dicho sector. 

Este patrón que protagonizaron Iván y Pablo, lo vuelvo a ver replicado de nuevo en estos dos últimos años, solo que la cafetería ha dejado paso al negocio online. 

Cambia bar de tapas por academia online o e-commerce y el cuento se cuenta solo. 

Bien es cierto que las barreras de entrada de un negocio online son inferiores y que los gastos a los que te enfrentas en muchos casos también, pero antes de embarcarte en un proyecto sé honesto contigo mismo y pregúntate si verdaderamente conoces el negocio, así evitarás que te ocurra como a Iván y Pablo y que alguien te diga: Manolete si no sabes cocinar ¿pa qué te metes?

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2. Mejor solo que mal acompañado, el caso de Eloy el infoproductor solitario: 

En este punto hay muchas opiniones y discrepancias, pero yo te voy a hablar desde mi punto de vista, que no es otro que el mío personal. Para mí es un error muy habitual iniciar un emprendimiento en compañía de socios. Y más todavía si, como ocurre normalmente, el socio es un familiar, un amigo o tu pareja. 

Como te decía, en este punto hay mucha controversia entre los autores que escriben sobre emprendimiento y negocio. Muchos dan recomendaciones para encontrar al socio perfecto y hablan de las habilidades complementarias que debe de tener un equipo de socios. 

Yo creo que esto está bien tirado cuando estamos hablando de un emprendimiento tecnológico tipo Start up y los socios vienen de éxitos y experiencias previas similares. 

Pero, en mi humilde opinión, esto no funciona habitualmente en negocios más «mundanos».   

Te confieso que montar un negocio de cero asusta, no es una tarea fácil ni mental ni económicamente. Es normal estar asustado al principio y, cuando nos embarga el miedo, pensamos que es mejor compartirlo con otros para sentirnos a salvo, es un rasgo de nuestra condición de seres humanos el sentirnos protegidos por la manada. 

Nos da la sensación de que, si tenemos un socio, la carga de trabajo y la responsabilidad va a ser compartida y todo va a ser más llevadero. Y es por eso, por lo que acabamos contando con un familiar o un amigo para embarcarlo en una aventura que, muchas veces no les apasiona tanto como a nosotros, o de la cual tienen una visión diferente. 

Aquí tengo ejemplos para dar y tomar, no sólo el de Iván y Pablo, que eran compañeros del colegio. Yo también lo he vivido en mis carnes y no solo una vez, he tropezado más veces en esta piedra. 

Pero a lo largo de mi carrera, he visto dos cosas que se suelen repetir relacionadas con este tema: 

  • Los negocios que se inician así suelen acabar mal casi el 90% de las veces y además terminan generando situaciones incómodas que pueden desembocar en pérdidas de amistades, de pareja o de relaciones familiares. 
  • Casi todos los emprendimientos de éxito que conozco inician sus proyectos empresariales solos, al menos en las fases iniciales de sus proyectos. O bien, se separan de sus socios en algún punto inicial, normalmente en el momento en el que hay que hacer una ampliación de capital o hay que inyectar capital o más horas al proyecto para que escale. 

Intrigado por esta última cuestión, pregunté a Eloy, que es uno de estos emprendedores solitarios de éxito sobre el porqué de su forma de actuar sin socios

Eloy es un infoproductor que tiene una academia online y factura doscientos mil euros al año él solo, vendiendo cursos de programación.

Su respuesta, fue que emprender solo forja el carácter y te enfrenta cara a cara con la adversidad. Cuando eres capaz de comenzar tú solo un negocio y dar respuesta a cada problema que se te plantea, tarde o temprano adquieres confianza en ti mismo, algo fundamental para que tu emprendimiento acaba teniendo éxito. 

Es, como decía Nassim Nicolás Taleb, dejarte la piel en el partido (skin in the game) 

No tienes a nadie a quien echar la culpa de que el negocio no funcione, ni tienes cerca a nadie del que esperar que haga algo que tú no vas a hacer porque no sabes. 

El estar solo, hace que te adaptes a las condiciones que se te presentan y te hace mirar en una sola dirección que es hacia delante, ya que a los lados no aparece nadie.

Bajo mi experiencia, os animo a emprender en solitario, al menos la primera vez, ya que, si no tenéis éxito, habréis aprendido mucho más que si estuvierais acompañados. 

Es difícil abstraerse de emprender sin contar con amigos o familiares, pero creo que es mejor empezar uno solo y una vez que el proyecto tire para arriba, serán los propios amigos y familiares los que no pararán de ofrecerse.

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3. El peligro de nacer descapitalizado, el caso de Lía y su tienda online de zapatos:

Este punto es común en aquellos negocios que suelen nacer o empezar como una SL.

La mayor parte de negocios que ya tienen un tamaño medio, en este país eligen constituirse en forma de Sociedad de Responsabilidad Limitada para empezar a ejercer su actividad. Y como seguramente sabes, el capital social mínimo exigido para su constitución es de 3.000 €, a la espera de la anunciada reforma que posibilitará montar una SL con solo un euro de capital social.

No exagero si digo que casi el 99% de las empresas que ayudo a constituir bajo este formato nacen con este capital inicial de 3.000 €. Ya sean proyectos pequeños como pueda ser una pequeña agencia de marketing o una consultora que apenas va a tener inmovilizado o stock de almacén, como si es un gran proyecto que necesita de inicio de una inyección económica fuerte para lograr tracción inicial.  

Me viene a la mente, en este punto, el ejemplo de Lía, una diseñadora argentina que montó una marca de zapatos de mujer, de venta directa a través de su propio e-commerce. 

Imaginad, 3.000 € de capital inicial para montar una marca de zapatos con web propia de venta directa. Echad cuentas de lo que le duraron los 3.000 € en el banco, menos que un caramelo a la puerta de un colegio.

En relación con esto, es difícil ver que un emprendedor haga algún tipo de estudio previo, analizando las necesidades de financiación inicial del proyecto. Se prefiere ir rápido y constituir por lo mínimo y, normalmente los 3.000 € vuelan en menos de una semana. 

Comienzan entonces los problemas de volver a pedir financiación a los socios, si es que hay, o de pedir un préstamo personal y cederlo a la empresa, o incluso pedir dinero a los padres por conseguir el sueño empresarial. 

Es duro constituir el proyecto y darte cuenta de que ya tienes que acceder a una ampliación de capital o bien buscar una inyección de inversión externa. Es un queme extra.

Es por lo que insisto siempre en hacer antes de nada un pequeño Business plan, que nos permita analizar la necesidad de financiación previa de tu negocio. Con un pequeño Excel, esta falta de financiación inicial se podría corregir.

Recuerda algo que te tienes que grabar a fuego (a mí también me pasó) y es que no pienses que por tener una SL constituida tienes ya un negocio. 

Primero estudia las necesidades reales con las cuales crees que te vas a encontrar, antes de darle la forma jurídica y de realizar tu inversión inicial. Te ahorrarás cerca de 300 € en notarios y registros y puede que veas que esos 3.000 € iniciales no son suficientes. 

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4. Muerte por la caja, el caso del dropshipping de horticultura:

Se podría decir que este punto enroca con el anterior, en lo que se refiere a que ambas son cuestiones relacionadas con el control financiero de tu negocio. Pero este punto, te afectará más cuando el negocio eche a andar, hasta que lleguen las primeras ventas.

Debes de preguntarte ¿Cómo me financio? La información bancaria y financiera de tu negocio es algo que debes de controlar a diario. El efectivo del que dispones es la sangre que recorre las venas de tu negocio y lo que le da la vida. 

Cuanta más sangre bombees, más saludable estará el negocio, más sano y vivo. Cuanto más recurrente sea el flujo de efectivo de tu negocio, más capacidad de crecer, más fortaleza a corto plazo y más vida a largo plazo, de tu empresa. 

Además, la caja te da el pulso de tu negocio, es como una radiografía del momento actual en el que te encuentras. Sin flujo de caja, tarde o temprano acabas muriendo. 

Por ello, un adecuado control de caja a través de algún tipo de plantilla de Excel o similar, como un «cahs flow», es imprescindible para saber en qué te gastas hasta al último euro, a qué riesgos de impagos te vas a enfrentar en el corto plazo y si estás vendiendo de verdad o no. 

En algunos casos, los emprendedores pensáis que estáis vendiendo, ¿pero te pagan por esas ventas, entra la pasta en el banco? 

Es muy habitual que al principio tengas más gastos que ingresos, es por ello por lo que debes de llevar un control tan exhaustivo de tu «cash flow«

Por desgracia es algo que muy pocas veces veo que se lleve a cabo en las pequeñas empresas o negocios. Y aquí sí que se ve muy claro el porcentaje de éxito o fracaso en relación con llevar un control de caja o no. 

Casi el 100 % de los fracasos que he vivido, no controlaban el flujo de efectivo, no sabían lo que les entraba y no preveían el dinero que salía ni cuando salía. 

Como te decía, es muy sencillo llevar un control en una plantilla Excel, hay cientos por internet, pero si no tienes ninguna aquí te dejo un enlace a la mía. Si no la ves bien, escríbeme por email y te envío una copia. Este es mi ejemplo, pero tú lo puedes adaptar como quieras. Es mi propio modelo, que no tiene nada de especial, pero que a mí me es suficiente. 

Lo más importante que afecta al flujo de caja es cuándo cobras y cuándo pagas. En definitiva ¿entra la pasta en el banco antes o después de que compren tu producto o servicio? Es vital saber cuándo te financias. De hecho, yo suelo rechazar el invertir en negocios en los que terminas tú financiando al comprador. 

Hace poco me ofrecieron participar en un e-commerce de maquinaria para horticultura con Dropshipping de mucho potencial (en cuanto a cifras de facturación). Este negocio dependía de comprar los productos que íbamos a vender en nuestra web a una central de compras, que nos dejaba buenos precios, pero la cual no nos financiaban dichas compras ni a treinta días, debíamos pagar en el momento de formalizar el pedido. 

El producto que vendíamos era de ticket elevado, con lo que, en algunos casos en los que el comprador hacía desembolsos importantes, le teníamos que financiar su pago en dos plazos. El primer plazo a la hora de solicitar la mercancía a la central de compras y el segundo en el momento de la entrega final. 

Esto nos obligaba a tener un flujo de caja elevado, ya que en la práctica estábamos financiando al cliente que hacía pedidos grandes. 

En el momento que un pago de algún cliente te fallaba o un pedido era devuelto por el comprador, te quedabas con la mercancía sin vender y el desembolso hecho a la central de compras, sin poder devolverlo. 

En algún momento, sabía que esta operativa iba a tener problemas de impagos y tesorería, teniendo que asumir nosotros esos desajustes de caja.

Aunque el negocio me gustaba, como soy un poco conservador y no me apetecía arriesgarme, finalmente decliné la invitación a participar e invertir. 

La tienda terminó cerrando a los pocos meses, cuando le dejaron dos pedidos colgados dos clientes distintos. Estaban comprados y pagados a la central de compras, pero devueltos por los compradores. 

En conclusión, no te fíes de tu caja, lleva los números controlados y usa una pequeña hoja de Excel para ello, te ayudará a dormir más tranquilo.   

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5. Financiación externa vs «Bootstrapping», el caso de Mario y su e-commerce de marroquinería:

Se podría decir que este punto se relaciona con el del flujo de caja y la financiación, en lo que se refiere a que, llegados a un punto, si nuestro negocio va bien, vamos a desear crecer. 

Pero nuestro emprendimiento es aún tan inmaduro, que dependiendo de la forma de crecer que elijamos, podemos estar en peligro de irnos al traste o de empezar a escalar.

Entras ya en el terreno de plantearte ¿cómo puedo crecer?:

  • Busco financiación de un banco
  • Opto por Las tres F´s (Fools, Family and Friends)
  • O hago Bootstrapping

La expresión «Bootstrapping» viene del inglés “Pull oneself over a fence by one´s bootstraps” (Tirarse de una valla con las botas de uno) y viene a interpretar una acción absurda, que no es otra cosa que autofinanciarse a través de nuestro propio flujo de caja del negocio.

Yo soy un gran defensor de esta forma de crecer, supone una estrategia más lenta pero segura y es ideal para el auto emprendimiento o pequeños negocios como los que pueden crearse en el mundo online. Prácticamente, todo el mundo empieza así.

Esta estrategia nos permite seguir en control de nuestro propio negocio, además de ser el método más rápido para financiarnos, ya que supone reinvertir en el negocio aquello que vamos ganando.

Si vamos a una financiación externa, tipo banco o incluso un business angel, nos van a hacer pasar por un proceso de Due Diligence, y nos van a mirar todo, hasta el forro de los calzoncillos. 

Es verdad que, si involucramos a la familia y amigos, no nos van a pedir tanta documentación, porque se suelen fiar de nosotros. Pero sigue siendo delicado, pedir a un familiar que nos deje pasta para emprender. A mí personalmente, ya sabéis que no me gusta. 

En cualquier caso, si optas por las tres F´s y un familiar te deja dinero, documenta la operación con un contrato privado y liquida el impuesto de donaciones, esto te evitará muchos problemas con Hacienda y con tu propio familiar en el futuro.

En este punto, es importante mantener el foco en nuestro objetivo de negocio y, si metes financiación externa demasiado pronto, puedes perderlo. Dejas de estar en una posición tan “skin in the game” como comentaba antes y puede que te relajes un poco, al pensar que tienes un grifo externo que te inyecta liquidez al negocio. 

Recuerda que el dinero prestado hay que devolverlo tarde o temprano (también el dinero público, señora ministra, aunque “no sea de nadie”). Y suelen pedírtelo más temprano que tarde. 

En este punto, me viene a la cabeza Mario, propietario de un e-commerce de productos de marroquinería, que decidió crecer expansivamente a través de financiación externa. 

Montó el proyecto con apenas inversión inicial y enseguida decidió abrir una ronda de FFF, de la que sacó una importante cantidad. Posteriormente, solicitó un ICO y un préstamo de internacionalización. Todo esto sin haber conseguido llegar al punto de equilibrio de su negocio. 

Su estrategia era la de lograr un crecimiento intensivo, en forma de palo de hockey, llegando un punto en el que el negocio rompiera hacia arriba, cosa que no sucedió. Ahora tiene un almacén con productos sin vender y una deuda con familia, amigos y con bancos y administraciones. 

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6. Ignorar los impuestos y las obligaciones administrativas, el caso de Jacobo y su agencia de Marketing:

Y por último, te comento un caso que he vivido recientemente, el caso de Jacobo y su intento de montar una agencia de marketing, al margen de la otra agencia más famosa de España, que es la Agencia Tributaria. 

Jacobo decidió empezar su agencia constituyendo una SL, pero sin prestar atención a los detalles relativos a sus obligaciones fiscales y administrativas. Las delegó o eso creía él, a una tercera persona. 

Pero él tampoco se preocupó de ver si esta persona, supuesto profesional, le presentaba sus impuestos en plazo, las cuentas anuales en el Registro Mercantil, etcétera.

Cuando Jaboco llegó al despacho, estaba frito a requerimientos de Hacienda y sanciones por no contestar absolutamente nada. Con apenas año y medio de vida, Jacobo tuvo que cerrar su SL, porque las deudas con Hacienda y la Seguridad Social le habían comido.

Tuvo mala suerte, se confió y se fió de quien no debía. Pero tampoco se interesó nunca por los impuestos y obligaciones que adquiere a partir de montar su empresa. Y esto es algo habitual en el emprendimiento español.

Me encuentro mucha gente que dimite de saber nada de impuestos, de Hacienda, de las obligaciones con la Seguridad Social o con cualquier labor administrativa. A mi esto me parece un grave error. 

Yo no soy experto en SEO, pero si quiero hablar con propiedad a quien me lo hace, tengo que tener al menos unos conocimientos básicos. Pues de igual manera, pienso que los emprendedores no deben ser expertos fiscales, pero sí al menos tener un conocimiento básico de lo que le rodea cuando monta un negocio. 

Saber qué impuestos te afectan , los plazos de presentación, las obligaciones administrativas y responsabilidades o posibles sanciones, debería de ser lo mínimo.

Es un ejercicio de responsabilidad que repercute positivamente en tu negocio, te hace más consciente y más responsable de lo que debes afrontar. 

Es por ello que he creado un “Curso Básico de Fiscalidad para Emprendedores” donde intento dar respuesta a las preguntas que más se repiten en mi despacho. Enfocadas desde un punto de vista práctico y sencillo, dando tips y ejemplos. 

Si le quieres echar un ojo, te dejo por aquí un acceso a la página de ventas del curso, donde cuento con más detalle el contenido de cada clase. Anímate y dale un vistazo. 

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Conclusión:

En resumen, si montas un emprendimiento y sobre todo si es un emprendimiento online:

  1. Evita hacer algo que no sepas o sea diferente a tu especialidad o lo que se te da bien.
  2. No lo montes con gente, comienza tú solo.
  3. Estudia antes cuánto dinero vas a necesitar para empezar, haciendo un pequeño Business plan.
  4. Controla el flujo de caja, cuándo te pagan y cuándo tienes que pagar tú. Utiliza un cash flow en Excel. 
  5. Elige la forma adecuada de financiarte, si estás empezando, piensa en el Bootstrapping o autofinanciación como el modelo más recomendable.
  6. No ignores tus obligaciones con la administración, dale prioridad a este tema si no quieres verte sorprendido antes de empezar.

Por mi parte nada más, sirva esta pequeña guía como recurso útil o recordatorio de aquello que no es conveniente hacer si quieres que tu negocio empiece con buen pié.

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